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  GRUPO QUA.TI INICIA O GERENCIAMENTO ELETRNICO DE DOCUMENTOS NO HE
 
 

Idealizado em fevereiro deste ano, o Grupo Qua.TI do Hospital Escola da Universidade Federal de Pelotas (UFPel) é constituído pelo Setor de Qualidade Hospitalar e pelo Setor de Gestão de Processos e Tecnologia da Informação com a finalidade de gerenciar todos os processos e documentos do HE.

A metodologia trabalhada permitirá estruturar a sequência de trabalhos a ser desenvolvida, visando à análise, à simplificação e à melhoria dos processos, como forma de promover a permanente busca da melhoria de desempenho e qualidade, além da padronização.

Também permitirá a unificação e centralização. Todos os documentos serão validados por equipe técnica específica, Chefias de Unidade e Setor, além da participação do Setor de Vigilância em Saúde e Segurança do Paciente e o Serviço de Saúde Ocupacional e Segurança do Trabalho. Já a aprovação passará pelo Núcleo de Gestão da Qualidade do HE.

Isso garante que todos os processos serão validados e aprovados pelos gestores e colegiado executivo, que incluem os três gerentes e a Superintendência. Após a aprovação tudo será publicado no site do HE para garantir a transparência e publicidade.

Para que tudo isso aconteça foi criado, pelo Qua.TI, o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (SisGED) que será desempenhado por todos os servidores e empregados e de forma contínua. Envolve: conhecer, analisar, mudar e monitorar as rotinas de trabalho. Por isso, é necessária a conscientização e a mobilização de todos.

A criação de Procedimento Operacional Padrão (POP), Manuais ou Protocolos são de extrema importância para se ter uma padronização de condutas e critérios bem definidos das atividades executadas. Estes documentos, quando inseridos dentro de um processo garantem a padronização das atividades em quaisquer turnos por quaisquer pessoas.

O Grupo Qua.TI é responsável pela guarda de metodologias, além de ser fonte de orientação e coordenação dos trabalhos de processos. Num estágio de maturidade inicial, tem-se grande atuação dele. Seu papel é bastante intenso, sendo um acompanhador de resultados. Conforme o nível de maturidade aumenta, as unidades serão capazes de realizar iniciativas em processos somente com o apoio do Grupo.

 Não será papel do Grupo Qua.TI fazer toda a melhoria e gestão do dia a dia de todos os processos da organização. Para isso, existirá o Responsável do Processo (RP), que poderá atuar em atividades específicas, contando com o aconselhamento do Qua.TI. Este, normalmente, oferta os “Serviços de Melhoria de Processos”, que incluem modelagem, análise e redesenho dos processos ou “Serviços de Gestão do Dia a Dia dos Processos”, que abrangem os projetos, sejam eles de medição de desempenho ou treinamento em processos.

O RP é o servidor ou empregado responsável pelo desempenho final e pela prestação de contas sobre a execução do processo. Deverá acompanhar os indicadores e metas vinculados ao processo.

 

O Fluxo se comportará da seguinte maneira:

 A identificação ou definição de processo pelo Grupo Qua.TI através do e-mail qualidade.hepel@ebserh.gov.br gera a necessidade de revisão/elaboração desse processo juntamente com todos os seus documentos (POP/Protocolo/Manual etc.) já identificados.

Quando o processo alcançar um nível de maturidade adequado para torná-lo discutível, inicia-se o subprocesso Ciclo de Discussão. Nesse subprocesso os atores: RP (Responsável pelo processo), Equipe Técnica Específica, SOST (Serviço de Saúde Ocupacional e Segurança do Trabalho) e SVSSP (Setor de Vigilância em Saúde e Segurança do Paciente) são comunicados, via e-mail (recebem um Anúncio) a respeito do início do ciclo de discussão do processo.

No Ciclo de Discussão do Processo, um dia anterior ao prazo estipulado, o Grupo Qua.TI avalia o progresso da discussão sobre o processo e deliberam se o processo deverá ou não continuar sob discussão. Caso o progresso tenha sido satisfatório, o processo é encaminhado ao Núcleo de Gestão da Qualidade. Cada membro do NGQ deverá dar seu parecer e aprovação ou não. É acompanhado durante esse período pelo QuaTI e se aprovado, é publicado.

Os trabalhos iniciaram no dia 09 de abril.

 

Membros do Grupo Qua.TI:

Ana Paula da Silva Lourençon – Técnico em Informática SGPTI

Charlis Saraiva Aristimunha – Assistente Administrativo

Elisabete de Ávila Farias – Assistente Administrativo

Gisele Betat Dias de Freitas – Chefe Setor de Qualidade Hospitalar

Lauren Sallaberry Ferreira – Chefe Unidade Web Saúde 

Marcelo Colossi – Chefe Setor de Gestão de Processos e Tecnologia da Informação

Nathalie Rey da Silva Aquino – Analista Tecnologia de Informação

 

Depoimentos:

“A aproximação do setor de Qualidade com a TI vai possibilitar agilidade na implantação dos processos gerenciais no HE”.

Vera Maria Freitas da Silveira – Superintendente do HE

 

“Durante o diagnóstico feito pelo Setor de Qualidade, a necessidade de se ter um SisGED no HE foi fundamental. Possuímos muitos documentos arquivados em computadores e logins pessoais de cada colega, sem que houvesse publicidade ou conhecimento da gestão, além da despadronização dos formatos existentes. A afinidade dos membros do Qua.TI é muito forte e foi decisiva para a rapidez com que tudo foi planejado para alcançarmos nosso maior objetivo de 2018. Estou extremamente satisfeita com a dedicação e empenho de todos para que tudo isso acontecesse ainda em abril”.

Gisele Betat de Freitas – Chefe do Setor de Qualidade Hospitalar

 

"Há muito tempo o HE UFPel aguarda uma ferramenta que facilitasse a tomada de decisões de forma transparente e inclusiva, alinhando e desenhando fluxos, gestão por processos. É uma forma de conhecer, planejar, integrar todos os envolvidos e acompanhar a sua execução, aperfeiçoar continuamente, os protocolos, pops, manuais de forma a estarem atualizados, baseados em evidências científicas tornando-os eficazes e efetivos. Finalizando, é um salto de qualidade nos serviços prestados. Posso dizer que me sinto muito feliz de poder participar deste processo que com certeza agregará significado e valor à nossa instituição em todos os aspectos".

 

Rosimeri Pedroso – Chefe do Setor de Vigilância em Saúde e Segurança do Paciente

 

“Essa ferramenta representa um grande passo para melhorias das atividades realizadas no HE. Com processos e documentos já definidos, fica mais simples desenvolver nas pessoas as habilidades necessárias para realizar as tarefas e executar conforme os padrões, garantindo a manutenção e melhorias dos resultados”.

Jaqueline Avila da Silva dos Santos – Chefe da Divisão de Gestão de Pessoas

 

“A implantação do grupo Qua.TI é um marco na história de nossa instituição, pois iremos iniciar a elaboração e validação de todos os processos de negócio do hospital, propondo melhorias e padronização”. 

Nathalie Rey da Silva Aquino – Analista Tecnologia de Informação

 

 
 
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